Declaración de Política de Privacidad

Propósito: La siguiente declaración de privacidad es adoptada para asegurar que AIDS Care cumple totalmente con todas las leyes y regulaciones de protección de privacidad federales y estatales. La protección de la privacidad del paciente y cliente es de suma importancia para esta organización. Las violaciones de cualquiera de estas disposiciones puede resultar en acción disciplinaria severa hasta e incluyendo el despido del empleo y posible referido para procesamiento criminal.

Fecha de Efectividad: Esta política está en efecto al 14 de abril, 2003.

Fecha de Expiración: Esta política permanece en efecto hasta que sea sustituida o cancelada.

Administradora de la Política: Para preguntas o comentarios respecto a esta política contacte:
Daniele Lyman
Privacy Official
AIDS Care
259 Monroe Avenue
Rochester, NY 14607
585-545-7200

Asignación de responsabilidades por la seguridad y privacidad: Es la política de AIDS Care que a personas específicas de entre nuestros empleados se les asignen la responsabilidad de implementar y mantener los requisitos de privacidad y reglas de seguridad de HIPAA. Además, es la política de AIDS Care que a estas personas se les provean suficientes recursos y autoridad para llevar a cabo sus responsabilidades. Como mínimo es la política de AIDS Care que habrá un Oficial de Privacidad.

Usos y divulgaciones de la información de salud protegida: Es la política de AIDS Care que la información de salud protegida no sea usada o divulgada excepto cuando una de las siguientes condiciones es cierta:

1. La persona sujeto de la información ha autorizado el uso o divulgación.
2. La persona sujeto de la información ha recibido nuestra Notificación de Prácticas de Privacidad y ha acusado recibo por escrito de la Notificación, permitiendo así el uso y divulgación, o el uso y divulgación es para tratamiento, pago u operaciones de asistencia de salud incluyendo, pero sin limitarse a, llamadas de recordatorios, investigación y hacer arreglos para las alternativas de tratamiento y propósitos de investigación en circunstancias limitadas.
3. La persona sujeto de la información está de acuerdo o no objeta a la divulgación y la divulgación es a personas involucradas en la asistencia de salud de la persona.
4. La divulgación es a la persona sujeto de la información a al Departamento de Salud y Servicios Humanos para propósitos relacionados con el cumplimiento.
5. El uso o divulgación es para los "propósitos públicos" de HIPAA (Ej., requerido por ley, etc.).

Individuos fallecidos: Es la política de AIDS Care que las protecciones de privacidad se extienden a la información concerniente a individuos fallecidos.

Notificación de prácticas de privacidad: Es la política de AIDS Care que se publique una notificación de prácticas de privacidad, que esta notificación y cualquier revisión a la misma sea provista a los individuos en el momento más temprano que sea práctico, y que todos los usos y divulgaciones de información de salud protegida sean hechas de acuerdo con esta notificación de prácticas de privacidad de la organización. Trataremos de obtener acuso de recibo por escrito de los individuos a quienes les damos la notificación de prácticas de privacidad, y si no lo logramos, documentaremos nuestros intentos para obtener tal acuso de recibo.

Peticiones de restricciones: Es la política de AIDS Care que se de consideración seria a todas las peticiones de restricciones sobre el uso y divulgaciones de la información de salud protegida según publicadas en la notificación de prácticas de privacidad de esta organización. Es además la política de esta organización que si se llega a un acuerdo en cuanto una restricción en particular, esta organización está obligada por tal restricción.

Divulgación mínima necesaria de la información de salud protegida: Es la política de AIDS Care que (excepto por divulgaciones hechas para propósito de tratamiento) todas las divulgaciones de información de salud protegida se limite a la cantidad mínima de información necesaria para lograr el propósito de la divulgación.

Acceso a información de salud protegida: Es la política de AIDS Care que el acceso a la información de salud protegida sea otorgado a cada empleado o contratista basado en las funciones del trabajo asignadas al empleado o contratista. Es también la política de esta organización que tales privilegios de acceso no deben exceder los que sean necesarios para lograr la función de trabajo asignada.

Acceso a la información de salud protegida por el individuo: Es la política de AIDS Care que el acceso a la información de salud protegida sea otorgado a la persona que es sujeto de tal información cuando tal acceso es solicitado, o al menos dentro de los límites de tiempo requeridos por la Regla de Privacidad HIPAA y la ley del Estado de Nueva York. Es la política de AIDS Care informar a la persona solicitando el acceso, la localización de la información de salud protegida si nosotros no poseemos físicamente tal información de salud protegida (PHI, siglas en inglés) pero tenemos conocimiento de su localización.

Enmienda a la información de salud protegida incompleta o incorrecta: Es la política de AIDS Care que las peticiones de enmienda de información de salud protegida incorrecta mantenida por esta organización será considerada de modo oportuno. Si tales peticiones demuestran que la información está incorrecta, esta organización permitirá que lenguaje de enmienda sea añadido al documento apropiado y que lo añadido se haga de modo oportuno. Es también la política de esta organización que se dará notificación de tales correcciones a cualquier  organización con la cual la información incorrecta ha sido compartida.

Acceso por representantes personales: Es la política de AIDS Care que el acceso a la información de salud protegida debe ser otorgado a los representantes personales como si ellos fueran los individuos mismos

1. cuando el individuo  carece de la capacidad para consentir, una persona autorizada de acuerdo a la ley para consentir a la asistencia de salud por el individuo,
2. cuando la divulgación es autorizada de acuerdo al consentimiento por escrito para la divulgación de información confidencial firmada por el individuo,
3. excepto en casos de abuso donde el otorgar tal acceso podría poner en peligro al individuo o a otra persona.

Nosotros cumpliremos con el status de custodia relevante y las restricciones de la ley estatal, local, caso o cualquier ley aplicable cuando divulgamos información de menores a sus padres.

Canales confidenciales de comunicaciones: Es la política de AIDS Care que se usen los canales confidenciales de comunicaciones, según requerido por los individuos tanto como sea posible.

Contabilidad de la divulgación: Es la política de AIDS Care que la contabilidad de todas las divulgaciones sujetas a tal contabilidad de la información de salud protegida sea dada a los  individuos cuando tal contabilidad sea solicitada.

Actividades de mercadeo: Es la política de AIDS Care que las divulgaciones de información de salud protegida para actividades de mercadeo se hagan solamente después de que haya una autorización válida en efecto. Es la política de esta organización considerar como mercadeo cualquier comunicación para comprar o usar un producto o servicio donde existe un arreglo de intercambio de remuneración directa o indirecta, o cuando esta organización anima a otros para comprar o usar un producto o servicio. Esta organización  no considera la comunicación de formas alternativas de tratamiento, o el uso de productos y servicios en tratamiento como mercadeo. Además, esta organización  se adhiere a la Regla de Privacidad HIPAA que estipula que una comunicación cara a cara hecha por nosotros al paciente, o un regalo de promoción con un valor mínimo dado al paciente no requiere una Autorización.

Procedimientos judiciales y administrativos: Es la política de AIDS Care que la información sea divulgada para los propósitos de un procedimiento judicial o administrativo solamente cuando: esté acompañada por una orden de la corte o administrativa o citación de un gran jurado; cuando está acompañada por una citación o petición de descubrimiento que incluye ya sea la autorización del individuo a quien la información aplica,  garantías documentadas de que se ha hecho un esfuerzo de buena fe para notificar adecuadamente al individuo  de dicha petición para su información y no existen objeciones pendientes por el individuo, o una orden de protección calificada emitida por la corte. Si se somete a nosotros una citación o petición de descubrimiento sin una de esas garantías, trataremos de notificar al individuo, obtener su autorización, u obtener una orden de protección calificada antes de divulgar cualquier información. En ningún caso nosotros divulgaremos información que no sea la requerida por la orden de la corte, citación o petición de descubrimiento.

Datos sin identificación y archivos de datos computarizados limitados: Es la política de AIDS Care divulgar datos sin identificación solamente si de los mismos se ha removido cualquier dato relevante que identifique. Haremos uso de archivos de datos computarizados limitados, pero solamente después que los datos de identificación relevantes han sido removidos y solamente a organizaciones con las que tenemos acuerdos adecuados para el uso de datos y solamente para investigación, salud pública o propósitos de operaciones de asistencia de salud.

Autorizaciones: Es la política de AIDS Care que se obtendrá una autorización válida para todas las divulgaciones que no sean para: tratamiento, pago, operaciones de asistencia de salud, al individuo  o su representante personal, a personas involucradas con la asistencia al individuo, a asociados de negocios en sus deberes legítimos, a directorios de instalaciones o para propósitos públicos (Ej., informes requeridos por el Departamento de Salud). Esta autorización incluirá todos los elementos obligatorios y cualquier autorización generada fuera de esta organización será cotejada para ver si es válida.

Querellas: Es la política de AIDS Care que todas las querellas relacionadas con la protección de la información de salud sean investigadas y resueltas de modo oportuno. Además, es la política de AIDS Care que todas las querellas sean dirigidas al Oficial de Quejas que estará debidamente autorizado para facilitar la investigación de las querellas e implementación de resoluciones si la querella surge de un área válida de incumplimiento con la Regla de Privacidad y Seguridad HIPAA.

Actividades prohibidas: Es la política de AIDS Care que ningún empleado o contratista participe en actos intimidantes o castigadores contra cualquier  persona que radica una querella o que de otra manera ejerce sus derechos bajo las regulaciones de HIPAA. Es también la política  de esta organización que ningún empleado o contratista puede condicionar el tratamiento, pago, matrícula o elegibilidad para beneficios a que se provea una autorización para divulgar información de salud protegida.

Responsabilidad: Es la política de AIDS Care que el Oficial de Privacidad es responsable de desarrollar e implementar las políticas y procedimientos de privacidad. Todas las políticas y procedimientos están sujetas a la aprobación del Director Médico y Presidente.

Verificación de identidad: Es la política de AIDS Care que la identidad de todas las personas que solicitan acceso a la información de salud protegida sea verificada antes de que tal acceso sea otorgado.

Mitigación: Es la política de AIDS Care que los efectos de cualquier uso o divulgación de información de salud protegida que no haya sido autorizada sea mitigada en tanto como sea posible.

Protecciones: Es la política de AIDS Care que haya en efecto protecciones físicas apropiadas para proteger razonablemente la información de salud protegida contra cualquier uso o divulgación intencionada o inintencionada que viole la Regla de Privacidad HIPAA. Estas protecciones incluirán protecciones físicas del local y la PHI, protección técnica de la PHI mantenida electrónicamente y proyección administrativa. Estas proteccines se extenderán a la comunicación oral de la PHI. Estas protecciones se extienden a la PHI que haya sido eliminada de esta organización.

Asociados de negocio: Es la política de AIDS Care que los asociados de negocio deben estar obligados contractualmente a proteger la información de salud al mismo grado como está establecido en esta política. Es también la política de esta organización que a los asociados de negocio que violen su acuerdo se tratará inicialmente que corrijan el problema, y si esto falla se terminará el acuerdo y se descontinuará el servicio ofrecido por el asociado de negocio.

Adiestramiento y concientización: Es la política de AIDS Care que todos los miembros de nuestro personal sean adiestrados en cuanto a las políticas y procedimientos que gobiernan la información de salud protegida y cómo AIDS Care cumple con la Regla de Privacidad y seguridad HIPAA. Es también la política  de AIDS Care que los nuevos miembros de nuestro personal reciban adiestramiento sobre estos asuntos dentro de un tiempo razonable después de que ellos se han unido a nuestro personal. Es la política de AIDS Care proveer adiestramiento si una política  o procedimiento relacionado con la Regla de Privacidad y Seguridad HIPAA cambia de modo material. Este adiestramiento será provisto dentro de un tiempo razonable después de que la política o procedimiento haya cambiado materialmente. Además, es la política de AIDS Care que el adiestramiento será documentado indicando los participantes, fecha y contenido.

Sanciones: Es la política de AIDS Care que las sanciones estarán en vigor para cualquier miembro de nuestro personal que intencionadamente o inintencionadamente viole cualquiera de estas políticas o procedimientos relacionados con el cumplimiento de estas políticas.

Retención de expedientes: Es la política de AIDS Care que se adherirá estrictamente a la Regla de Privacidad HIPAA que requiere que los expedientes se retengan por seis años. Todos los expedientes señalados por HIPAA en este requisito de retención serán mantenidos de tal manera que permita el acceso dentro de un período de tiempo razonable. Este período de tiempo de retención de los expedientes requerido podría ser extendido a discreción de esta organización para cumplir con otras regulaciones gubernamentales o los requisitos impuestos por nuestra compañía de seguro de responsabilidad profesional.

Cooperación con las autoridades privadas que supervisan: Es la política de AIDS Care que a las agencias supervisoras tales como la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos se les ofrezca apoyo y cooperación total en sus esfuerzos para asegurar la protección de la información de salud dentro de esta organización. Es también la política  de esta organización que todo el personal debe cooperar totalmente con todas las evaluaciones e investigaciones de cumplimiento.